Cómo organizar la Reunión de Trabajo Perfecta
Organizar y gestionar la reunión de trabajo perfecta puede ser un excelente camino para la toma de decisiones, recoger ideas o inspirar a tu equipo. Además de ello, también es una excelente oportunidad para demostrar tus habilidades de organización, motivación, colaboración y liderazgo. Sin embargo, a veces no tratamos estas reuniones de trabajo con la disciplina y cariño que se merecen, por lo que una potencial “reunión perfecta” se convierte en otra cosa. A través de este artículo, voy a enseñarte cómo las grandes Escuelas de Negocios como la Hardvard Business School enseñan a a los líderes del futuro a liderar con confianza, hacer que sus proyectos sigan hacia delante y gestionar cualquier tipo de conflicto que aparezca durante una reunión de trabajo.
Preparando la reunión de trabajo perfecta
Cómo preparar una agenda eficaz, a quién invitar, como comunicar la invitación para que la gente acuda, cómo asegurar que los invitados a la reunión estén bien preparados, o cómo liderar y delegar durante la reunión son algunos de los puntos más importante para preparar cualquier tipo de reunión de trabajo, y que ésta tenga éxito.
Propósito de la reunión de trabajo
Deberemos ser tan específicos como sea posible a la hora de definir el porqué de nuestra reunión. Éste puede ser tanto una reunión de trabajo enfocada a brainstorming, una toma de decisiones, así como un momento para informar al equipo de los últimos logros conseguidos por la empresa. Definir la razón u objetivo de nuestra reunión de trabajo será crucial para el resto de nuestro proceso de planificación.
Preparando nuestra agenda
Ya que tenemos definido el porqué de nuestra reunión, es hora de establecer una relación de puntos a tratar durante la reunión de trabajo: una parte de brainstorming, puesta en común, comentar ciertos problemas o una presentación de una nueva información.
Una vez tengamos estos puntos decididos, es hora de asignarles una duración a cada uno. Además, pensemos en reservar media hora para imprevistos, eventos especiales.
Ya es hora de preparar la secuencia que van a seguir estos temas a discutir en nuestra reunión. Para ello, tendremos en cuenta una serie de consejos para hacer de nuestra reunión una reunión de trabajo efectiva y eficiente para todos los participantes:
- Si disponemos de una agenda muy cargada, considera comenzar con temas sencillos para posteriormente ir ganando en complejidad.
- Separa los temas que conlleven compartir información de los que servirán para resolver problemas, tomar decisiones o como tormenta de ideas.
- Busca relación entre temas. Siempre hay cierta conexión entre temas que nos ayudará a crear un flujo más lógico entre temas a tratar.
- Divide los temas más complejos en partes que sean más fáciles de gestionar.
- Para reuniones de trabajo de un tamaño menor, la agenda podría llegar a desaparer. Sin embargo, en reuniones de gran envergadura, cuanto mejor estructurada esté más efectiva será la reunión.
- Durante reuniones largas, de medio día por ejemplo, lleva los temas más complicados a momentos en los que los participantes puedan mostrar mayor atención.
Por último, deberemos identificar a los participantes correctos en la reunión de trabajo. No es cuestión de invitar a una multitud, sino únicamente a aquellas personas para las cuales esta reunión sea útil. De este modo aseguraremos que todo el mundo participa de la reunión y que no habrá que repetir por separado lo que se comunique en la reunión. Por tanto, para que una reunión de trabajo sea efectiva tendremos que tener en la sala única y exclusivamente a la gente adecuada, y sólo la gente adecuada.
Checklist para preparar una reunión de trabajo efectiva
- ¿Has identificado el propósito de la reunión?
- ¿Te has asegurado que necesitas una reunión?
- ¿Tienes una agenda previa?
- ¿Has seleccionado a los participantes correctos y asignado roles?
- ¿Dónde tendrá lugar la reunión?
- Una vez elegido el lugar, ¿has confirmado que haya disponibilidad?
- ¿Has enviado una invitación a los invitados indicando cuándo y dónde tendrá lugar la reunión?
- ¿Has distribuido una agenda preliminar a todos los participantes?
- ¿Tienen los participantes los elementos que necesitan que preparen con anterioridad a la reunión?
- ¿Has quedado en persona con aquellos invitados que veas oportuno quedar?
- ¿Cuál es el proceso de toma de decisiones que se llevará a cabo durante la reunión?
- ¿Te asegurado de que dispondrás de todo el equipo necesario durante la reunión?
- ¿Has finalizado la agenda y distribuido entre todos los participantes?
- ¿Te has asegurado de que todos los invitados acudirán a la reunión y que conocen sus roles?
- ¿Estás preparado?
Lidera tus reuniones
Aunque hayas preparado la reunión cuidadosamente, no llegues a ella con el tiempo justo. Recuerda que como líder de la reunión, se espera que desarrolles diferentes roles. Es imporante que comiences la reunión de trabajo a la hora establecida en la agenda. La gente que no haya llegado se irá incorporando. Seguro que no volverán a llegar tarde la próxima vez cuando vean que se han perdido algún punto importante de la reunión.
Una vez que des comienzo a la reunión, haz una breve introducción para asegurarte de que los participantes están al corriente de la agenda y los objetivos que se persiguen. También es importante hacer una breve introducción del proyecto si en algún caso es necesario. Es buena idea, en caso de que los participantes no se conozcan, que se presenten uno a uno. Cuando sea necesario, marca las normas a seguir durante la reunión de trabajo.
Es hora de ponerse en marcha e ir hablando de cada uno de los puntos que presenta la agenda del día. En caso de que algún punto se vea atascado por alguna conversación entre participantes, deberás intentar ajustarte a la agenda. Asegúrate de que haces notar el cambio de un punto a otro de la agenda. Es importante que se traten todos los puntos de vista y que vaya habiendo feedback por parte de los participantes.
¿Qué pasa con las personas multitareas? Una reunión de trabajo debe tratarse con seriedad. Es por ello que debe quedar claro que no se revisen emails, atiendan llamadas telefónicas, navegue en internet o envíen mensajes de texto con el teléfono móvil. Como líder, deberás dejar claro que todos estos temas se traten después de la reunión.
Para finalizar la reunión, trata de resumir la sesión que se ha llevado a cabo. Asegúrate de recordar los puntos imporantes que se han tratado, decisiones que se hayan tomado y los próximos pasos. En el caso de acciones a tomarse, deberá quedar claro quién es el encargado de tomar la acción y para cuándo se requiere que ésta se cumpla. Por último, lanza un mensaje motivador al grupo.
El día después
Y tras la reunión de trabajo, no hay tiempo para el descanso. Es hora de preparar lo que se llama “follow-up notes” o notas a seguir tras la reunión. A continuación, enumero una serie de puntos a modo de lista a chequear:
- Escribe las notas a seguir o “follow-up notes” de manera resumida, incluyendo el qué, quién y cuándo
- Distribúyelas entre todas las personas que participaron en la reunión
- Asegúrate de reflejar en tu calendario aquellos días importantes tratados durante la reunión de trabajo y asegúrate de que los objetivos a cumplir antes de ese día se alcanzan
- Distribuye estas notas a otras partes involucradas, aunque no hayan participado en la reunión
- Reúnete con aquellos participantesmás importantes para la consecución de los objetivos para asegurar que hayan entendido cada uno de los puntos tratados
- Haz una pequeña valoración de tí mismo como lider
- Valora los puntos que hemos conseguido como “outcomes” tras la reunión
- Gestiona las críticas y crea un listado de lecciones aprendidas
- Analiza aquellos puntos a mejorar de cara a una próxima reunión de trabajo